Adfærdskodeks

INTRODUKTION

Formålet med denne adfærdskodeks (kodeks) er at sikre, at vores leverandører udviser ansvarlig forretningspraksis. Kodeksen følger globalt aftalte minimumsstandarder og beder vores leverandører om at håndtere negative påvirkninger af:

• Menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder,
• Miljøet,
• Anti-korruption, og
• Dyrevelfærd (på trods af manglen på internationalt anerkendte principper for dyrevelfærd)

Omfanget af minimumskrav er baseret på de ti generelle principper i FN's Global Compact. Den påkrævede håndtering af potentielle og faktiske negative påvirkninger inden for dette område er i overensstemmelse med FN's vejledende principper for erhvervsliv og menneskerettigheder (UNGPs). Håndtering af negative påvirkninger er forskellig fra juridisk overholdelse. Som en forudsætning forventes det, at leverandører overholder national lovgivning. Lovelies forbeholder sig retten til at stille yderligere eller mere specifikke krav og betingelser relateret til bæredygtig udvikling; f.eks. vedrørende brug af kemikalier.

II. PROCESKRAV

Lovelies forventer, at alle leverandører udvikler og implementerer følgende:

1. Vedtagelse af politikerklæring

Som skal:

• Godkendes af leverandørens øverste ledelse.
• Være baseret på ekspertviden om menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljømæssige principper og anti-korruptionsprincipper.
• Fastlægge leverandørens forventninger til medarbejdere og forretningsforbindelser vedrørende menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljø og anti-korruption.
• Være offentligt tilgængelig og kommunikeret både internt og eksternt.
• Afspejles i andre operationelle politikker og procedurer, der er nødvendige for at integrere politikerklæringen i hele leverandørens drift.

2. Gennemførelse af due diligence:

Som – som minimum – omfatter følgende elementer:

• Identifikation: Leverandøren skal regelmæssigt identificere potentielle og faktiske negative påvirkninger af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljømæssige principper og anti-korruptionsprincipper.            
• Forebyggelse og afbødning: Når potentielle eller faktiske negative påvirkninger identificeres, skal leverandører tage handling for at forebygge eller afbøde sådanne negative påvirkninger.  
• Opfølgning: Handlinger for at forebygge eller afbøde identificerede negative påvirkninger skal følges tæt for at sikre effektivitet. Leverandører forventes at kommunikere deres resultater, handlinger og opfølgning til relevante interessenter, herunder Lovelies.  

3. Sikring af adgang til genopretning

• Hvor leverandøren identificerer, at de forårsager eller bidrager til faktiske negative påvirkninger af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljømæssige principper og anti-korruptionsprincipper, skal leverandøren sikre adgang til genopretning for de berørte og/eller informere relevante myndigheder.
• Leverandøren skal give adgang til genopretning gennem legitime processer (klagemekanismer) til ofre for faktiske negative menneskerettighedspåvirkninger, som leverandøren forårsager eller bidrager til.
• Hvis leverandøren kun er forbundet til faktiske negative påvirkninger, skal leverandøren bruge sin indflydelse til at få den enhed, der forårsager eller bidrager til påvirkningerne, til at håndtere dem.

III. BÆREDYGTIGHEDSKRAV

Gennem etableringen af ovenstående processer er de principper, som Lovelies forventer, at leverandører håndterer negative påvirkninger af, beskrevet i de fire følgende underafsnit:

1. Menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder

Leverandører bør – som minimum – håndtere deres negative påvirkninger af de menneskerettigheder, der er angivet i International Bill of Human Rights, som inkluderer de grundlæggende arbejdstagerrettigheder fra Den Internationale Arbejdsorganisations (ILO) erklæring om fundamentale principper og rettigheder på arbejdspladsen.

2. Miljøprincipper

Leverandører bør håndtere alle væsentlige potentielle og faktiske påvirkninger af det eksterne miljø i relation til de påvirkningsområder, der adresseres af principperne i Rio-erklæringen om miljø og udvikling.

3. Anti-korruptionsprincipper

Leverandører bør etablere passende processer for at modvirke korrupt praksis. Sådanne processer bør adressere det omfang, der er beskrevet i FN's konvention mod korruption.

4. Dyrevelfærd

Leverandører bør håndtere alle væsentlige potentielle og faktiske negative påvirkninger af dyrevelfærd.

IV. IMPLEMENTERING OG SAMARBEJDE

1. Anvendelsesområde

Denne kodeks gælder for Lovelies’ direkte leverandører (first-tier). Leverandører skal sikre, at deres egne direkte leverandører har passende processer på plads til at håndtere deres negative påvirkninger af menneskerettigheder, herunder arbejdstagerrettigheder, miljømæssige principper og anti-korruptionsprincipper. Som en del af denne forpligtelse skal leverandører:

• Gøre deres direkte leverandører opmærksomme på omfanget og de processer, der er beskrevet i denne kodeks, og stille lignende krav til sådanne leverandører, som dem der er indeholdt i denne kodeks;
• Hvis der opdages negative påvirkninger, bruge deres indflydelse over for deres leverandører for at sikre, at disse leverandører håndterer påvirkningerne på passende vis; og
• Gøre en rimelig indsats for at sikre, at deres leverandører opererer i overensstemmelse med denne kodeks.

2. Optegnelser og dokumentation

Leverandører skal føre passende optegnelser for at dokumentere overholdelse af kravene i denne kodeks. Passende optegnelser inkluderer, men er ikke begrænset til:

• Politikerklæring(er);
• Dokumentation for due diligence-processer, herunder konsekvensanalyser og optegnelser fra opfølgningsprocessen vedrørende specifikke handlinger.
• Information om klagemekanismer.

3. Kontinuerligt samarbejde

Formålet med denne kodeks er at danne grundlag for et samarbejde mellem Lovelies og leverandører om kontinuerlige forbedringer i håndteringen af negative påvirkninger af principper for bæredygtig udvikling.

Lovelies forventer, at alle leverandører til enhver tid er i stand til skriftligt at erklære deres implementeringsstadie i forhold til kravene i denne kodeks. Leverandører skal samarbejde om at besvare yderligere spørgsmål, foretage selvevalueringer og, hvis det skønnes nødvendigt, samarbejde med Lovelies om at forbedre ledelsessystemer og håndtere specifikke påvirkninger. Om nødvendigt skal leverandører imødekomme besøg fra Lovelies for at konstatere overholdelse, herunder give fysisk adgang til enhver repræsentant fra Lovelies eller uafhængige tredjeparter.

Ved manglende overholdelse skal leverandører rette op på forholdene inden for en fastsat tidsramme. Hvis leverandøren undlader at rette op på forholdene eller ikke viser vilje til at forbedre systemer eller håndtere identificerede negative påvirkninger, er Lovelies villig til at indgå i en konstruktiv dialog med leverandøren for at udvikle og implementere handlingsplaner med passende tid til implementering og forbedring.

Forpligtelserne under denne kodeks er et tillæg til enhver kontrakt mellem Lovelies og leverandøren.

 

København, maj 2019

Jacob Peulicke Olesen

Adm. direktør, Lovelies